Как организовать удаленную работу сотрудников: сответы, сервисы, контроль

Введенный из-за коронавируса карантин стал вызовом для владельцев бизнеса. Перед многими работодателями встал вопрос – как быстро перевести своих сотрудников на удаленную работу без потери эффективности? Стоит ли рассматривать удаленку как долгосрочную перспективу?

В статье расскажем, как организовать работу на удаленке: рабочее место, коммуникации, постановка и отслеживание задач, контроль за исполнением.

Организация удаленной работы

Начнем с того, что далеко не всех можно перевести на удаленку – все зависит от того, какие обязанности исполняет тот или иной сотрудник, да и весь отдел. Если человек и раньше работал за компьютером, и все что ему было нужно – это софт и выход в интернет (+ какие-то бумажные документы), то перевести такого сотрудника на удаленную работу не составит труда.

Например, можно отправить работать домой секретарей, маркетологов, разных менеджеров. Водителей, курьеров, людей рабочей специальности на удаленку перевести невозможно.

Что должен предоставить работодатель

Доступ к корпоративным сервисам

Сотрудники должны иметь доступ с личного или корпоративного ноутбука ко всем сервисам, с которыми они работали в офисе – CRM, базы данных, системы документооборота, телефония, корпоративная почта. А также к софту, который был подключен в условиях удаленной работы, например, к облачному сервису для видеоконференций. Нужно вовремя создать учетные записи и раздать их сотрудникам.

Также нужно решить вопрос с удаленным администрированием, чтобы в случае сбоя софта, айтишники могли решить проблему. Для этого можно использовать программу TeamViewer.

Защиту корпоративных данных

Нужно заранее продумать, как организовать защиту данных, чтобы никто из сотрудников или их домочадцев не мог их скопировать, распространить или повредить. Эту задачу нужно поставить отделам безопасности и IT.

Минимум для организации защиты данных:

• строгое разграничение прав доступа для разной категории сотрудников внутри сервиса;
• двухфакторная идентификация по смс при каждом входе в сервис;
• ограничение функций копирования и скачивания (делается в настройках ПО), например, блокировка правой кнопки мыши;
• защита каналов связи.

План работ

Гендиректор должен поставить задачи руководителям отделов, а те – разбить их на более мелкие для каждого сотрудника. В результате должен быть создан план минимум на неделю (такой срок легче контролировать на удаленке). У каждого сотрудника должно быть четкое понимание своей задачи и ее дедлайн. А также его роль в команде.

Также каждому руководителю и сотруднику нужно раздать должностные инструкции – как работать в условиях удаленки (от постановки задачи до ее закрытия).

Платформу для коммуникации

Чтобы перевести сотрудников на удалённую работу – организуйте среду для общения и взаимодействия. Это может быть сервис по управлению проектами + мессенджер для быстрой обратной связи. Сделайте 2 чата – один рабочий, а другой для общения сотрудников между собой по всем остальным вопросам в свободное время. Это позволит сохранить командный дух и восполнить недостаток живого общения в офисе. Ниже мы подробно расскажем, какие сервисы можно использовать.

Обязательно установите четкие правила коммуникации, чтобы не искать сотрудников в процессе работы над проектом, например:

• отвечать на электронные письма не позднее 24 часов, кроме выходных;
• быть на связи в рабочее время на случай срочных вопросов;
• раз в неделю предоставлять отчет по проделанной работе;
• участвовать в совещаниях.

Как делают во Freelancehunt (биржа фриланса):

Общение ведется в рабочем чате сервиса Slack. Для обсуждения всех остальных тем есть отдельный чат. В начале рабочего дня, по его окончанию и во время ухода на обед каждый сотрудник отписывается в первом чате. Вся команда регулярно собирается на видеоконференции, где они обсуждают рабочие задачи, общаются и делятся новостями. Кроме Slack во Freelancehunt используют и другие сервисы – Asana, Telegram, сервисы гугл.

Как делают в Next2U (сервис аренды вещей):

Задачи ставятся в Trello на неделю, по скайпу проводятся регулярные совещания. Например раз-два в неделю руководители каждого направления общаются с отделами, а раз в 2 недели проводится общее совещание, где каждый сотрудник за 5 минут должен рассказать о результатах проведенной работы.

Что должен сделать сотрудник

Эффективность работы на удаленке зависит не от контроля, а от того, насколько сотрудник самоорганизован и дисциплинирован. Чтобы не терять продуктивность, советуем организовать удобное рабочее место дома и взять за основу несколько правил:

• вы должны понимать, что работа дома – это не отдых и не каникулы, избегайте соблазнов и всего отвлекающего;
• позаботьтесь о том, чтобы все работало без перебоев – обеспечьте себя стабильным интернетом, вовремя оплачивайте жкх, купите нормальный компьютер и гарнитуру;
• чтобы лучше сосредоточиться, можно организовать себе график, подобно офисному – например, работа с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед;
• делайте 10 минутные перерывы каждый час, чтобы отдохнуть от компьютера и снять напряжение, в это время можно подышать свежим воздухом или поделать упражнения;
• выберите удобное место для работы дома, чтобы все необходимое было под рукой;
• объясните семье, что вы не на курорте, а на работе и вас нельзя дергать в любой момент, чтобы поиграть с ребенком или выгулять собаку.

Если вы все объяснили семье, но вас продолжают дергать – закройтесь в отдельной комнате. В любом случае, это идеальный вариант, иначе можно отвлекаться даже просто на чужое хождение туда-сюда. Если такой возможности нет (например, вы живете в однушке с тремя детьми, шестью собаками и родственниками супруга) – возьмите себя в руки и наденьте беруши. Еще выручают наушники со звукоизоляцией, можно включить легкую музыку фоном. Если и это не помогло – съезжайте.

P.S. Когда карантин закончится, можно будет расширить границы рабочего пространства для удаленки, то есть работать не только дома. Например, есть коворкинги – центры, где можно арендовать рабочее место. Правда они только в крупных городах. Также можно работать в кафе, где есть интернет, на даче или просто на природе с переносным модемом. Конечно, в кафе особо не поработаешь над серьезным проектом, но какие-то мелкие задачи решить можно. Главное, чтобы интернет был стабильный, и в помещении не было слишком шумно.

Программы и сервисы для удаленной работы

Чтобы выстроить и контролировать процесс работы, используйте специальные программы и сервисы.

Для постановки задач и контроля за их исполнением

CRM – это система управления взаимоотношениями с клиентами. В ней каждый клиент закрепляется за сотрудником, фиксируется история взаимодействия. CRM может быть разработана специально под ваш бизнес или можно подключить сотрудников к сторонним сервисам, например, AmoCRM. Если в обязанности сотрудника входит работа со звонками, то в сервис должна быть встроена телефония с функцией записи разговоров. Если до удаленки у вас уже была CRM – просто обеспечьте сотрудникам доступ к ней.

Trello – облачный сервис для управления проектами. Для каждой задачи можно создать карточку и закрепить ее за сотрудником. Можно сделать колонки «В работе», «Готово», «На доработке» и перемещать туда карточки. В каждой карточке есть возможность оставлять комментарии и прикреплять файлы. Можно подписаться на конкретную колонку и получать оповещения на е-мейл каждый раз, когда кто-то перемещает туда карточку.

Wrike – сервис для управления проектами. Здесь есть совместная работа над документами, лента новостей, обсуждения, интеграция с облачными хранилищами, учет затраченного времени. Аналогичные сервисы: Neaktor, Worksection, ПланФикс.

CakeHR – ПО для управления персоналом. Здесь можно поставить каждому сотруднику цель и отмечать прогресс. Есть календарь, где можно отметить отсутствие сотрудника, например, во время отпуска.

Google сервисы – сервисы от Гугл должны быть в списке обязательных при совместной работе с документами. У сотрудников не должно быть никаких локальных файлов на личном компьютере – только облачные. Кроме работы с документами у Гугл есть удобные сервисы обмена сообщениями и видеозвонками (Hangouts Chat, Google Duo), облачный диск для хранения файлов Google Drive, Гугл формы и другое.

Отдельно хочется отметить Google Suite календарь – обязательно используйте этот сервис. Подключите к нему всех сотрудников и отмечайте каждую онлайн встречу в нем. Так сотрудники точно ничего не пропустят. По итогам онлайн встречи опубликуйте для всех сотрудников главные задачи и тезисы собрания в выбранную платформу для коммуникации.

Сервисы коммуникации

Мессенджеры – в мессенджерах удобно создавать чаты. Как мы уже писали выше, нужен 1 рабочий чат и 1 для общения между сотрудниками. Для этого подходят Telegram, Whatsapp, Viber.

Slack – это корпоративный мессенджер для командной работы. Для каждой темы можно создать отдельный чат, есть интеграция с внешними сервисами и свое мобильное приложение. Ссылки на внешние ресурсы отображаются в чате сниппетами.

Skype – в этом сервисе удобно устраивать совместные аудио или видеоконференции, также можно создать совместный чат.

Hangouts – чат от Гугл для общения в команде, если не хватает видеозвонков, есть Google Duo.

Zoom – платформа для проведения онлайн занятий и видеоконференций. Есть функция передачи контента и обмена сообщениями в режиме реального времени, а также интерактивные функции, например, опросы, функция «поднятия руки», чтобы задать вопрос.

Контроль сотрудников на удалённой работе

Как контролировать результат, анализировать и вносить коррективы при удаленной работе? Ошибочный путь – контролировать время на рабочем месте. Сотрудники и в офисе не всегда дисциплинированны, а дома с непривычки могут еще меньше находиться за ПК. Строгий надзор вызывает лишь стресс, но никак не прибавляет эффективности.

Поэтому главное, на чем стоит сосредоточиться – выполнение конкретных задач. Для контроля за результатами подходят сервисы, указанные выше – CRM, системы управления проектами, регулярные отчеты, связь через мессенджеры.

Например, поставьте задачи в Trello и укажите дедлайн. Пусть работник переместит карточку с выполненной работой в колонку «Готово»  – вы сразу получите оповещение об этом на почту. Если сотрудник выполнил задачу хорошо и в срок – отлично, если нет и это продолжается систематически, значит, он не подходит для удаленной работы.

Если специфика вашего бизнеса предполагает решение срочных задач, когда нужно постоянно быть на связи – заранее обговорите это с сотрудниками. Например, пусть они здороваются в чате в начале рабочего дня и делают мини-отчет о проделанной работе в конце дня. Или предупредите их, что можете позвонить в любой момент в пределах рабочего времени, и сотрудник должен сразу подключиться к чату и остальным сервисам.

Есть программы для учета рабочего времени, например, Crocotime и Kickidler. Они записывают действия с экрана компьютера и показывают, чем сотрудник занимался в рабочие часы – работал или репостил котиков. Но этот софт стоит использовать, только если у сотрудников почасовая ставка – в остальных случаях такой надзор вызывает стресс и снижает продуктивность.

Заключение

Расценивайте удаленку не как временную меру, а как долгосрочный проект – делайте все качественно и эффективно сразу. Даже если перевод сотрудников на удаленную работу был вынужденной мерой (например, из-за карантина), вы можете прийти к тому, что это менее затратное, но не менее эффективное решение для вашего бизнеса и захотите оставить такой режим работы для своих сотрудников.

Источник