Внутренние коммуникации: можно ли достичь единства в школьном коллективе?

Фотографии: Depositphotos / Иллюстрация: Юлия Замжицкая

Пандемия серьезно изменила расстановку сил на рынке образования. За последний год спрос на сотрудников в этой сфере рекордно вырос: в мае 2021 года вакансий учителей было на 264 процента больше, чем годом ранее. Сформировался «рынок кандидата»: соискатели выбирают из нескольких предложений лучшее, а решение о смене места, на котором что-то не устраивает, принимают быстро. Кроме того, режим дистанционной работы нарушил существующие связи внутри организаций, и часть педагогов, например, ушли в репетиторство и EdTech.

Если преподавателям, не всем, но многим, перемены принесли свободу выбора и мобильность, то образовательные организации оказались в уязвимой позиции. Школе, например, критично остаться без учителя в середине учебного года. Возникла необходимость в инструменте, который упрочит связь между руководством и сотрудниками. Этот инструмент — внутренние коммуникации.

Для чего нужны внутренние коммуникации

По данным исследования McKinsey&Company, с апреля 2021 года добровольно ушли с работы более 15 миллионов сотрудников американских компаний. Повышение зарплаты их не остановило — «великое увольнение» было вызвано иными причинами. Опрошенные упоминали, что в компании их не ценят и они давно перестали ощущать связь с организацией.  

За последние два года многие сотрудники испытали на себе стресс смены модели работы — пришлось быстро осваивать работу в режиме дистанта/гибрида и решать связанные с ней задачи: организовывать свое рабочее место дома, договариваться с домашними, учиться по-новому выстраивать свой график, не забывая о важности регулярной физической нагрузки, психологической разгрузки, соблюдения баланса жизни и работы и распорядке дня всей семьи.

У сотрудников, часто работающих удаленно, в отсутствие регулярного заинтересованного внимания к ним со стороны организации, может значительно снизиться чувство принадлежности. Ведь для продуктивной работы им не только важно понимать, каких результатов ждет от них руководство. Людям важно, чтобы ими интересовались как личностями, отмечали профессиональный рост и успехи, вознаграждали. Руководство, в свою очередь, заинтересовано в работниках, которые ассоциируют себя с организацией, и в том числе по этой причине относятся к работе с высокой долей ответственности, прикладывают усилия к тому, чтобы добиться лучших результатов. 

Внутренние коммуникации — это инструмент, который обеспечивает диалог руководителей и сотрудников в деловом поле: обмен идеями, планами, решениями. Они помогают решать следующие задачи:

• рассказывать о текущих событиях в компании и планах руководства;
• освещать вопросы, которые интересуют сотрудников и администрацию;
• задавать и поддерживать стандарты качества работы;
• сплачивать коллектив;
• отмечать успехи, выражать признание, воодушевлять;
• формировать образ компании на основе ее миссии и целей.

Внутренние коммуникации не выходят за пределы организации, то есть направлены исключительно на сотрудников. Однако свое восприятие того, что и как в организации происходит, и в целом отношение к ней сотрудники всегда, прямо или косвенно, транслируют во внешний мир. Во многом так и формируется образ организации на рынке труда.

Важнейший канал внутренних коммуникаций — индивидуальные и групповые встречи сотрудников с руководством, которые проводятся в доброжелательном ключе, с фокусом на будущее. Важно понимать, что личные встречи руководителей с сотрудниками не может заменить ни одно прекрасно сформулированное сообщение в электронной рассылке или на стенде в холле. 

Однако встречи полезно дополнять текстовыми и визуальными форматами: 

• газета, дайджест;
• рассылка по электронной почте;
• стенды, плакаты;
• ящик обратной связи.

В рассылки, газету, дайджест следует включать полезные статьи, интервью сотрудников, личные истории, очерки и репортажи об организации. Сообщать о  новостях и нововведениях удобно с помощью презентаций с инфографикой, видеороликов — обращения директора, руководителей подразделений. 

Для «здоровья» организации необходим канал обратной связи с сотрудниками, чтобы четко понимать, что их волнует, с какими проблемами они сталкиваются, давать возможность задавать вопросы и получать на них ответ. Полезно регулярно выражать благодарность сотрудникам за их труд и достигнутые цели.

Для организации важно, чтобы коллектив мог сразу и полностью понять все смыслы сообщения руководства, без побочных интерпретаций. Если аудитория не считывает сообщения, значит семантический шум сформировал у автора и получателя разные смыслы. Поэтому «говорить» с сотрудниками нужно на понятном им языке о близких им явлениях. Например: «Мы понимаем, как вам непросто было в последний год, поэтому предлагаем поддержку. Давайте обсудим совместно, как и в какой форме она будет наиболее востребована». Такое обращение показывает сотрудникам, что администрация заинтересована в их благополучии, а это мотивирует и вдохновляет на дальнейшую работу.

Польза внутренних коммуникаций 

Если система внутренних коммуникаций предоставляет регулярную, полную, достоверную и своевременную информацию о жизни организации, сотрудники будут опираться на нее, а не на слухи и альтернативные источники. Например, когда человек слышит по телевизору новость о локдауне, необходимо, чтобы его организация максимально быстро четко объяснила, каким будет порядок его работы в новых условиях, что будет с графиком и оплатой труда. 

Хорошо выстроенная коммуникация делает организацию ближе, понятнее для сотрудников. Она дает повод гордиться причастностью к ее процессам, ощущать собственную ценность. В такой среде индивидуальная продуктивность повышается, ведь сотрудники связывают с организацией свое будущее и заинтересованы в том, чтобы она процветала. 

Директор Сургутского нефтяного техникума Надежда Еговцева считает важным уделять внимание мероприятиям, которые помогают педагогам общаться и узнавать друг друга ближе:

«Рабочие проблемы мы обсуждаем на планерках, которые проходят по графику. Неформальное общение — это другое, его нельзя распланировать, но помнить про него важно. Я всегда интересуюсь, как дела и настроение у сотрудников, что нового. Мы организуем мероприятия, многие из которых предлагают учителя сами — например, мастер-класс по приготовлению блюд для новогоднего стола. Ежегодно проводим праздник межнациональных культур с участием студентов и преподавателей. 

В последнее время очень мало внимания уделяется личности педагога: мы загружены работой, отчетами и часто отдаляемся от человека, его особенностей, внутреннего мира. Но если обращать на это внимание, то формируется совсем другая атмосфера в коллективе».  

Эффективно выстроенные внутренние коммуникации показывают разным категориям сотрудников, что организация их видит, понимает и проявляет о них заботу:

1. Новичкам они помогают:

• быстрее адаптироваться в коллективе;
• лучше узнать организацию и законы, по которым она существует;
• понять, к кому обратиться, столкнувшись с трудностями;
• ощутить причастность к значимой группе коллег. 

Молодым сотрудникам важны беседы с директором, регулярная обратная связь от руководителя/завуча, если речь идет о школе. Им можно рассказать о программе наставничества, если такая есть, областях знания и специализации коллег и организации, о доступных для сотрудников возможностях. 

2. Тем, кто работает один-три года, внутренние коммуникации нужны, чтобы со временем выйти на уровень эффективности, сфокусироваться на личном прогрессе и отслеживать его результаты.

Эти сотрудники уже вошли в ритм работы и уже почти освоились, но все еще нуждаются в поддержке и советах более опытных коллег. Им важно внутреннее сообщество, к которому можно обратиться с профессиональными сомнениями или поделиться наработками, представить новые решения.

3. Люди, работающие в организации пять и более лет, достигнув весьма высоких результатов, часто страдают от профессионального выгорания или «синдрома самозванца» — не верят в заслуженность своих профессиональных результатов, не готовы их присвоить и опасаются разоблачений. Коммуникация с руководством позволяет им удостовериться, что достижения и успехи не остались незамеченными. Кроме того, для них важна возможность делиться своим опытом и экспертизой с молодыми коллегами.

Например, в частной гимназии, которой руководит Ольга Вихрова (г. Псков), для получения обратной связи и обмена опытом создали специальную сетку открытых занятий. Педагоги обязательно проводят такой урок раз в месяц и посещают два урока коллег. После занятия оставляют отзывы: 

«Так мы формируем копилку обратной связи: становится понятно, что устроено хорошо, где есть проблемы, что нужно улучшить — это важно не только для новичков, но и для сотрудников с опытом», — говорит Ольга. 

Внутренние коммуникации позволяют выделить различные роли сотрудников на уровне организации, интерпретировать и наполнить смыслом каждую. Этот инструмент сплачивает коллектив и удовлетворяет его потребности в признании, заинтересованности организации в его успехах, общности с ней. 

В организациях, где система внутренних коммуникаций работает эффективно, сотрудники не принимают решений об уходе просто потому, что им не к кому обратиться за помощью, за советом, не с кем обсудить профессиональные вопросы. Информации много не бывает — своевременная качественная информация делает общедоступными важные аспекты работы всего коллектива. Она помогает подчеркивать важность происходящих событий, выражать уважение и поддержку, объединять сотрудников вокруг важных событий, явлений и действий.Там, где информация о целях и перспективах организации открыта и понятна, сотрудники стремятся к процветанию организации, ибо дело становится общим, и при этом сотрудники могут достигать личностного и профессионального благополучия. 

Материал по теме: Что нужно знать директору школы о найме сотрудников

Источник