Собрания педсостава: эффективные стратегии для управленцев
Фотографии: Unsplash. Иллюстрация: Юлия Замжицкая
Преподаватель английского языка Дмитрий Записной изучил опыт зарубежных коллег и делится практическими рекомендациями о том, как нестандартно проводить мероприятия для сотрудников.
Не используйте собрания как способ передачи информации
Это можно сделать при помощи объявлений или рассылки по электронной почте. Вместо этого собрания должны преследовать другие важные цели:
1. Построение отношений между сотрудниками.
Многие педагоги не чувствуют связи и не находят контакта со своими коллегами, что, в свою очередь, заставляет их ощущать некоторую отстраненность от работы.
2. Фокус на профессиональном развитии.
Поскольку собрание преподавателей — один из немногих случаев, когда весь коллектив собирается вместе, то стоит использовать эту драгоценную возможность для развития профессионального потенциала преподавателей.
3. Разбор проблем и принятие решений.
Иногда важные решения требуют участия всего преподавательского состава. Если организовать собрание соответствующим образом, то можно обеспечить эффективное участие каждого сотрудника.
Разработайте нормы проведения собрания
Четко сформулированные и согласованные нормы способствуют созданию атмосферы доверия, а это залог успешного сотрудничества.
На первом собрании в начале года необходимо провести совместную разработку таких норм, которые должны строиться на ценностях, ожиданиях и опыте сотрудников.
Формулировки правил для обсуждения могут быть такие:
- Мы будем начинать и заканчивать встречи вовремя.
- Мы будем прислушиваться к идеям и мнению друг друга.
- Мы будем принимать важные решения на основе консенсуса.
- Мы будем работать по повестке дня, которая распространяется за 24 часа до встречи коллектива.
- На собрании мы будем концентрироваться на заявленной теме или задаче.
После принятия норм, возможно, потребуется напоминать о них сотрудникам — либо в устной форме перед началом собраний, либо в виде плаката, размещенного на видном месте в помещении, где проходят встречи.
Распределите роли между сотрудниками
Любая группа будет работать эффективнее, если участники знают свои обязанности.
Вот три наиболее распространенные роли на заседании кафедры:
Методист.
Как правило, главный, но не всегда. Он или она ведет заседание и способствует участию всех присутствующих.
Протоколист.
Записывает подробности заседания: список присутствующих, пункты повестки дня, а также любую информацию по теме собрания. Выпускает письменные протоколы собрания и распространяет их среди всех сотрудников в течение 48 часов.
Табельщик.
Следит за регламентом и предупреждает коллег, когда заканчивается время, отведенное для каждого пункта заседания.
Можно вводить и другие роли. Будут ли они постоянно закреплены за одними и теми же людьми, или они будут меняться, зависит от вас. Стоит отметить, что смена ролей развивает ответственность каждого сотрудника в различных областях.
Привлекайте коллектив к разработке повестки заседания
Повестка дня помогает сотрудникам сосредоточиться на предстоящих задачах. Когда педагоги участвуют в формировании повестки дня, значимость встречи для них повышается.
Обязательно установите срок, к которому преподаватели должны подготовить темы. При подаче тем сотрудники должны указать свои имена, название тем, которые они бы хотели разобрать, а так же источники дополнительной информации и приблизительное время, требуемое на рассмотрение каждой темы.
Повестка дня должна включать в себя следующие пункты:
- общая цель встречи (одно-два предложения);
- замечания о том, кто должен присутствовать;
- прогнозируемое время заседания;
- место встречи (изменить нельзя!);
- дополнительные материалы, которые участники должны принести;
- необходима ли предварительная подготовка участников;
- имена протоколиста и табельщика заседания.
Создайте комфортную обстановку в помещении для собраний
Участники будут вносить больший вклад в работу собрания и извлекать из нее максимальную пользу, если окружающая обстановка комфортна и способствует достижению целей совещания.
Настоятельно рекомендую обратить внимание на следующие нюансы:
- Организация посадочных мест.
Подбирайте наиболее удобную расстановку столов и стульев для каждого конкретного мероприятия.
- Температура в помещении.
Проветривайте помещение до начала мероприятия и следите за температурой воздуха в процессе.
- Освещение.
Яркий, но ненаправленный свет наиболее благоприятен. При солнечной погоде лучше использовать естественное освещение.
- Музыка.
Люди положительно реагируют на соответствующую музыку. Музыка в диапазоне от 65 до 80 ударов в минуту (например, «Don’t Worry, Be Happy») лучше всего подходит для установления позитивного настроения.
- Запах.
Ароматизаторы могут существенно повлиять на настроение встречи. Главное, подобрать нужный из пестрого многообразия ароматов.
- Цвет.
Этот фактор влияет на всех. Постарайтесь немного украсить помещение любыми доступными средствами. В презентациях используйте цветную бумагу, яркие маркеры и т. д.
- Угощение.
Легкие закуски, сладости и напитки не только придадут силы уставшим после рабочего дня педагогам, но и станут неплохим инструментом социализации.
Итак, уважаемые коллеги, что я вынес для себя после изучения зарубежного опыта: свежий взгляд на рутину и желание перемен — отличная основа продуктивного, творческого и запоминающегося мероприятия!
